Ringkas: Empat pertanyaan seputar masalah kerja yang berbeda: dampak konstruksi di kantor terhadap kesehatan, karyawan yang tetap bekerja saat cuti PTO, reaksi atas kepergian mendadak seorang atasan, dan cara kerja pajak saat menghadiri konferensi di negara bagian lain.
Ini empat jawaban untuk empat pertanyaan. Mari kita mulai...
1. Konstruksi di kantor saya membuat saya sakit
Saya bekerja di perusahaan yang mewajibkan karyawan masuk kantor. Sebuah perusahaan pihak ketiga membeli gedung kami dengan tujuan mengubahnya menjadi apartemen hunian. Selama setahun terakhir, gedung itu berubah dari fasilitas kantor yang relatif biasa saja menjadi zona konstruksi aktif. Lobi seluruhnya dibongkar, dan plafonnya terbuka. Lift sering bermasalah. Beberapa pagi, hanya lift barang yang tersedia. Bagian-bagian kantor kami kadang-kadang ditutup karena konstruksi, dan lantai tiba-tiba dipenuhi kertas pelindung proyek. Kami sering mendengar suara konstruksi yang sangat keras dari lantai lain: menderu, berdengung, bergema, dan memukul. Suatu pagi, kami masuk dan mendapati semua barang kerja tertutup lapisan debu. Beberapa minggu lalu, AC tidak berfungsi di beberapa lantai. Ini gedung pencakar langit yang besar, jadi sebagian besar konstruksi dikerjakan di lantai lain atau lobi. Namun kami tetap merasakan dan melihat dampaknya setiap hari. Meski begitu, kebijakan wajib masuk kantor tetap tidak berubah.
Baru-baru ini saya mulai merasa tidak enak badan saat berada di kantor. Saya sering bersin dan mata saya terasa perih. Hidung saya juga sering meler, padahal saya tidak merasa benar-benar sakit. Awalnya saya mengira itu karena kurang tidur, yang memang saya alami, sampai saya bekerja dari rumah selama beberapa hari dan mendapati gejala-gejala itu benar-benar hilang.
Apakah ada yang bisa saya lakukan? Saya sangat frustrasi karena tidak ada rencana untuk memindahkan kami keluar dari gedung ini. Saya tahu kami punya sewa, tetapi kondisi gedung benar-benar kacau. Skrip apa yang Anda sarankan untuk menyampaikan bahwa saya merasa sakit?
Perusahaan Anda punya kewajiban hukum untuk melakukan sesuatu terhadap bahaya kesehatan dan keselamatan yang sudah diketahui, bahkan jika masalahnya disebabkan oleh pemilik gedung atau kontraktor konstruksi.
OSHA secara khusus mengakui bahwa kualitas udara dalam ruangan yang buruk dapat menyebabkan iritasi pada mata, hidung, tenggorokan, dan saluran pernapasan; mencantumkan renovasi baru-baru ini, ventilasi yang tidak memadai, serta debu konstruksi/renovasi sebagai kemungkinan penyebab; dan mengatakan bahwa pemberi kerja perlu mengenali serta mengendalikan bahaya itu. OSHA tidak menentukan respons tertentu, seperti memutus sewa atau mengizinkan karyawan bekerja dari rumah, tetapi mereka memang harus menanganinya.
Fakta bahwa gejala Anda hilang saat jauh dari gedung sudah cukup membuat wajar jika Anda mengirimkan sesuatu seperti ini ke HR dan manajer Anda, secara tertulis: “Selama beberapa minggu terakhir, saya mengalami bersin, iritasi dan sumbatan hidung, serta iritasi mata saat berada di kantor. Baru-baru ini saya bekerja dari rumah selama beberapa hari dan gejala-gejala itu hilang sepenuhnya. Gejala itu kembali saat saya kembali ke kantor. Melihat luasnya konstruksi yang sedang berlangsung, saya khawatir ada paparan kualitas udara dalam ruangan atau paparan terkait konstruksi yang menyebabkan gejala ini.” Tanyakan apakah perusahaan telah melakukan atau berencana melakukan penilaian kualitas udara dalam ruangan di area kantor Anda, langkah apa yang diambil untuk mencegah debu konstruksi dan kontaminan lain masuk ke ruang kerja Anda, dan apakah ada pengaturan kerja sementara yang tersedia selama hal ini diselidiki, terutama pada hari-hari ketika aktivitas konstruksi sangat mengganggu.
Sementara itu, Anda juga mungkin ingin berbicara dengan dokter tentang apa yang terjadi, karena dokumentasi medis bisa berguna jika kantor Anda mengabaikan Anda. Dan jika mereka memang mengabaikan Anda, OSHA mengizinkan pekerja mengajukan keluhan keselamatan dan kesehatan secara rahasia serta meminta inspeksi ketika mereka percaya ada bahaya serius di tempat kerja.
2. Karyawan saya tetap bekerja saat sedang PTO
Saya punya karyawan yang baru saja melahirkan. Ia tetap membalas email dan datang ke kantor untuk mengerjakan administrasi saat sedang mengambil PTO. Ini PTO cuti biasa, belum cuti yang dilindungi hukum federal atau negara bagian. Ia belum memakai waktu cutinya sama sekali tahun ini, jadi ia masih punya beberapa minggu yang tersimpan sebelum mengajukan cuti yang dilindungi itu.
Sudah saya tekankan bahwa selama PTO, yang perlu ia pikirkan hanya kesehatannya dan bayi yang baru lahir. Tidak ada ekspektasi dari saya agar ia bekerja. Semua tugasnya sudah dialihkan dan direncanakan untuk masa ketidakhadirannya sampai enam bulan. Saya sudah menghapusnya dari email proyek, tetapi ia terus mengirim email agar dirinya dimasukkan kembali. Dan saya tidak ingin perusahaan menjadi bermasalah saat ia mulai mengambil cuti yang dilindungi itu.
Biasanya justru saya menghadapi masalah sebaliknya, yaitu orang menyalahgunakan PTO mereka. Ada ide bagaimana saya sebaiknya menanganinya?
Kalau ia sedang mengambil FMLA atau cuti yang dilindungi hukum, Anda punya kewajiban hukum untuk menghentikannya melakukan ini — dan ketika ia benar-benar masuk ke cuti itu, Anda harus melakukannya (dan ada baiknya hal ini dijelaskan sekarang agar ia tahu apa yang diharapkan). Namun sampai saat itu, Anda punya pilihan untuk membiarkannya mengatur sendiri bagaimana ia menangani waktu ini.
Meski begitu, bagaimana dampak kerjanya? Jika ia menimbulkan kebingungan karena orang mengira orang lain yang harus menangani sesuatu lalu ia tiba-tiba muncul untuk mengerjakannya, atau jika tidak ada yang tahu apakah ia akan menangani sesuatu atau tidak, itu adalah alasan yang sah terkait pekerjaan untuk mengatakan bahwa ia harus berhenti karena hal itu mengganggu kelancaran kerja tim dan menimbulkan inefisiensi bagi orang lain.
Bisa juga Anda perlu memberi penolakan yang lebih jelas. Jika selama ini Anda hanya mengatakan, “Anda tidak perlu melakukan ini,” ia mungkin mendengarnya sebagai “tapi tentu saja Anda boleh kalau mau.” Anda mungkin perlu jauh lebih tegas dan mengatakan langsung agar ia berhenti mengirim email ke orang lain, memasukkan dirinya kembali ke proyek, dan datang ke kantor, titik. Anda bisa menegaskan bahwa meskipun ia bersedia melakukannya, perilaku itu menciptakan tekanan bagi orang lain untuk merasa mereka diharapkan tetap terlibat dengan pekerjaan saat sedang cuti, dan Anda tidak ingin budaya kerja berlebihan seperti itu di tim Anda.
3. Bos saya pergi tanpa pemberitahuan, dan saya bingung dengan reaksi saya
Minggu lalu, seorang administrator divisi memanggil tim saya ke sebuah rapat, tanpa kehadiran direktur tim kami, lalu memberi tahu bahwa direktur tim kami sudah tidak lagi menjabat dan bahwa ia akan menjadi direktur sementara. Kami diberi sisa hari itu libur. Reaksi pertama saya adalah kaget, lalu sedih karena tim saya terasa terpecah sejenak, lalu takut akan PHK atau kejutan tak terduga lainnya.
Tidak lama kemudian, ada email resmi yang mengumumkan kepergiannya. Saya mengirim pesan kepada direktur saya yang sekarang sudah mantan, bahwa saya telah menerima email tentang kepergiannya dan ingin tetap berhubungan serta berharap semuanya baik-baik saja. Ia membalas, mendoakan yang terbaik untuk saya dan memastikan bahwa ia akan tetap berhubungan. Tidak ada penjelasan lebih lanjut mengapa ia pergi.
Keesokan harinya, dalam rangkaian rapat rutin kami, tidak ada satu pun penyebutan tentang kepergian direktur tersebut. Saya terkejut betapa cepat semuanya bergerak maju. Rekan-rekan satu tim saya tampak baik-baik saja. Tidak ada komentar tentang apa yang terjadi sehari sebelumnya, tidak ada pertanyaan mengapa itu terjadi, kehidupan kerja terus berjalan.
Beberapa hari kemudian, perasaan saya di awal minggu itu sudah hilang, dan menggantikannya muncul rasa lega. Pada akhir minggu, saya tidak hanya masih merasa lega, tetapi juga merasa lebih percaya diri dengan posisi saya dan dengan kemampuan saya menghasilkan pekerjaan yang baik untuk organisasi.
Semua itu terasa bertentangan. Saya menyukai direktur tim saya. Ia memberi umpan balik dan arahan yang sangat baik. Ia lucu, hangat, karismatik, mendukung, dan tahu cara mendelegasikan tugas sesuai kekuatan masing-masing anggota tim. Namun, ia juga bisa menjadi sumber stres dan kecemasan. Jika saya harus menyimpulkan semuanya, mungkin terkadang menjadi orang yang sangat pandai bergaul tidak selalu sama dengan menjadi manajer orang yang baik.
Tetapi apa penjelasan yang paling masuk akal ketika seseorang di posisi manajemen/pengawasan/pemimpin tim membalas email satu saat, lalu keesokan harinya diucapkan semoga sukses dalam “usaha mendatang”? Dan apa penjelasan terbaik untuk perasaan yang bertolak belakang serta rasa optimistis dan komitmen yang kembali muncul setelah direktur saya pergi?
Ada banyak kemungkinan penjelasan: direktur Anda mungkin pergi secara sukarela karena keadaan darurat keluarga atau kesehatan, atau karena menerima pekerjaan lain yang mulai segera (atau menyepakati dengan perusahaan bahwa ia akan pergi segera karena akan bekerja untuk pesaing). Atau ia mungkin diberhentikan karena alasan yang mungkin tidak Anda ketahui (dan hampir selalu memang tidak akan diberitahukan).
Alasan paling mungkin untuk perasaan Anda yang bertentangan adalah persis seperti yang Anda identifikasi: seseorang bisa saja menjadi orang yang baik tetapi manajer yang buruk. Rasa lega dan kembalinya rasa percaya diri Anda mungkin menunjukkan bahwa memang itulah yang terjadi di sini.
4. Bagaimana pajak bekerja jika Anda menghadiri konferensi di negara bagian lain?
Saya sedang berada di dunia akademik, dan bagian besar darinya adalah menghadiri konferensi, yang saya tahu juga merupakan bagian besar dari banyak bidang lain. Sebagai mahasiswa, saya sebenarnya tidak dibayar untuk pergi ke konferensi, tetapi saya berasumsi bahwa di banyak bidang orang memang dibayar untuk menghadiri konferensi. Di masa lalu Anda pernah membahas bagaimana bekerja di negara bagian lain bisa memicu aturan pajak penghasilan negara bagian tersebut dan bagaimana itu berarti perusahaan harus disiapkan untuk menanganinya.
Bagaimana ini bekerja untuk hal-hal jangka pendek seperti konferensi? Selama ini saya mengira karena sifat konferensi yang singkat, negara bagian tidak perlu terlalu memikirkan aturan pajak penghasilan atau kesiapan bekerja di negara bagian lain, tetapi mungkin saya salah.
Anda sedang mencampuradukkan dua hal yang berbeda: aturan yang mengatur pajak penghasilan untuk individu dan aturan yang menetapkan nexus bisnis bagi pemberi kerja.
Di sebagian besar negara bagian, Anda sebagai individu harus membayar pajak penghasilan negara bagian di sana jika Anda bekerja sejumlah X hari per tahun di negara bagian tersebut — dan di beberapa negara bagian, itu berlaku bahkan hanya setelah satu hari. (Anda tidak berutang pajak untuk setahun penuh; pajaknya diprorata sesuai jumlah hari Anda bekerja di sana.) Dalam praktiknya, ini jarang ditegakkan — tetapi kadang-kadang memang ditegakkan (biasanya pada orang berpenghasilan tinggi seperti atlet profesional yang jadwalnya publik dan mudah diaudit).
Nexus pajak penjualan untuk bisnis adalah hal yang berbeda. Pemberi kerja memang membangun nexus jika mereka memiliki karyawan yang bekerja secara rutin di suatu negara bagian, tetapi perjalanan sementara biasanya tidak memicunya (mungkin karena negara bagian ingin menghindari menghancurkan industri pariwisata dan konvensi lokal). Secara umum, jika seorang karyawan bepergian untuk waktu singkat untuk menghadiri konferensi (atau urusan kerja lain, seperti mengunjungi klien), itu tidak akan memicu nexus pajak penjualan.
Poin penting:
- Konstruksi di gedung kantor bisa memunculkan kewajiban hukum pemberi kerja untuk menangani bahaya kesehatan dan keselamatan yang diketahui.
- OSHA mengakui kualitas udara dalam ruangan yang buruk, debu konstruksi, dan ventilasi yang tidak memadai sebagai faktor yang dapat menyebabkan iritasi.
- Karyawan yang tetap bekerja saat PTO dapat diminta berhenti jika perilakunya mengganggu kelancaran kerja tim.
- Jika PTO berubah menjadi cuti yang dilindungi hukum, pemberi kerja wajib mencegah karyawan tetap bekerja.
- Kepergian mendadak seorang atasan bisa disebabkan banyak hal, termasuk pengunduran diri, pekerjaan baru, PHK, atau pemecatan.
- Untuk konferensi singkat, aturan pajak individu dan nexus bisnis adalah dua hal yang berbeda.
